Informazioni sulla privacy

AGORA Workplace Solutions GmbH

relativa al sito www.agora.de e ai servizi digitali ivi offerti

La presente informativa sulla privacy, ai sensi degli articoli da 12 a 14 del GDPR, illustra le modalità di trattamento dei dati personali durante la visita al nostro sito web e l’utilizzo dei nostri servizi di comunicazione.

1. Ambito di applicazione

La presente informativa sulla privacy si applica al sito web www.agora.de, comprese le sue versioni linguistiche, nonché alle possibilità di contatto e comunicazione ivi offerte. Per i siti web e i servizi esterni a cui si fa semplicemente riferimento tramite link, si applicano le informative sulla privacy dei rispettivi fornitori.

2. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è:

AGORA Workplace Solutions GmbH
Fußbergstraße 1
82131 Gauting
Germania
Telefono: +49 89 89 50 89 800
E-mail: info@agora.de
Amministratori: Klaus Müer, Dominic Holzinger

Per domande relative alla protezione dei dati e all’esercizio dei diritti degli interessati, è possibile rivolgersi in qualsiasi momento ai recapiti sopra indicati.

3. Basi giuridiche generali

Trattiamo i dati personali solo se sussiste una base giuridica a tal fine. A seconda del trattamento, si prendono in considerazione in particolare:

• Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR – Consenso, qualora venga espressamente richiesto;
• Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR – Esecuzione di un contratto e adozione di misure precontrattuali;
• Art. 6, par. 1, lett. c) GDPR – Adempimento di obblighi legali;
• Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR – Perseguimento di interessi legittimi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti fondamentali dell’interessato.

Qualora vengano memorizzate informazioni sul dispositivo dell’utente o vengano lette informazioni da tale dispositivo, osserviamo inoltre il § 25 TDDDG. Le operazioni di memorizzazione o di accesso non strettamente necessarie vengono effettuate solo previo consenso.

4. Messa a disposizione del sito web, hosting e file di log del server

Per il funzionamento del sito web ci avvaliamo di fornitori di servizi di hosting, infrastruttura, sicurezza e manutenzione. Quando si accede al sito web, vengono trattate le informazioni tecnicamente necessarie, in particolare l’indirizzo IP, la data e l’ora dell’accesso, la pagina o il file visitato, la quantità di dati trasferiti, l’URL di provenienza, il tipo e la versione del browser, il sistema operativo e, se del caso, il provider da cui proviene la richiesta.

Il trattamento ha lo scopo di garantire la disponibilità sicura e stabile del sito web, l’analisi degli errori, la difesa dagli attacchi e la funzionalità tecnica, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR. Il nostro legittimo interesse consiste nel mantenere un sito web sicuro, efficiente e privo di malfunzionamenti.

I file di log del server vengono conservati solo per il tempo necessario alle finalità sopra indicate. Una conservazione più lunga può avvenire in casi specifici, qualora sussistano indizi concreti di un utilizzo illecito o di un incidente di sicurezza.

5. Cookie e tecnologie simili

Utilizziamo cookie o tecnologie simili solo nella misura necessaria a fornire le funzionalità espressamente richieste o qualora l’utente abbia prestato il proprio consenso preventivo. Le operazioni di memorizzazione e accesso tecnicamente indispensabili si basano sul § 25, comma 2, n. 2 TDDDG. Per le tecnologie non necessarie si applica il § 25, comma 1 TDDDG; il successivo trattamento dei dati personali avviene sulla base dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.

Una scelta dell’utente in materia di protezione dei dati o di opt-out può essere memorizzata in un cookie tecnicamente necessario o in un’impostazione locale equivalente, affinché il sito web possa tenere conto di tale scelta in occasione di visite successive.

6. Contatto tramite e-mail e modulo di contatto

All’interno di AGORA Objekt Solutions Group è possibile contattarci facilmente sia tramite un indirizzo e-mail generale sia tramite un modulo di contatto. I dati inseriti vengono memorizzati nei sistemi della rispettiva società (AGORA Workplace Solutions GmbH e/o AGORA Design & Print Solutions GmbH) ai fini della comunicazione individuale, ad esempio per elaborare una richiesta. In questo modo garantiamo che la comunicazione e l’elaborazione di eventuali richieste successive avvengano tempestivamente.

Inserendo i propri dati nel nostro modulo di contatto, l’utente acconsente al trattamento di tali dati da parte della rispettiva società (AGORA Workplace Solutions GmbH e/o AGORA Design & Print Solutions GmbH). Il consenso costituisce la base giuridica del trattamento ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.

Qualora il contatto sia finalizzato alla richiesta di un’offerta, i dati inseriti nel modulo di contatto vengono trattati per l’adozione di misure precontrattuali ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

6.1 Destinatari dei dati

Il nostro sito web è gestito da un fornitore di servizi che opera per nostro conto in qualità di responsabile del trattamento.
Qualora venga inviata una richiesta di offerta, i fornitori di servizi da noi incaricati possono ricevere i dati necessari all’esecuzione dei rispettivi servizi. Tutti i fornitori di servizi sono contrattualmente obbligati a trattare i dati in modo confidenziale.

6.2 Periodo di conservazione

I dati vengono cancellati al più tardi sei mesi dopo l’elaborazione della richiesta.
Qualora si instauri un rapporto contrattuale, si applicano i termini di conservazione previsti dalla legge, che possono arrivare fino a dieci anni.

6.3 Necessità del conferimento

La fornitura dei dati personali non è prescritta né dalla legge né dal contratto. Tuttavia, senza tali dati non è possibile elaborare la richiesta.

6.4 Opposizione

Per informazioni sul diritto di opposizione, si rimanda al punto 16 della presente informativa sulla privacy.

7. Misurazione dell’audience con Matomo

Per l’analisi statistica dell’utilizzo del nostro sito web utilizziamo Matomo. L’installazione di Matomo utilizzata da AGORA è gestita tecnicamente da WSW Software GmbH, Fußbergstraße 1, 82131 Gauting. Nella misura in cui WSW Software tratti dati personali per nostro conto, ciò avviene sulla base di un accordo di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Matomo viene utilizzato secondo la configurazione attualmente prevista senza cookie di analisi. L’indirizzo IP viene abbreviato o reso anonimo prima di essere memorizzato in modo permanente. Possono essere trattate, in particolare, informazioni relative al browser e al sistema operativo, al paese di provenienza, alla data e all’ora di accesso alla pagina, alle pagine visitate, al numero di visite e alla durata della permanenza.

La base giuridica del trattamento dei dati personali è l’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR. Il nostro legittimo interesse consiste nella misurazione dell’audience nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati, nonché nel miglioramento dei contenuti, della struttura e della facilità d’uso del sito web. Qualora una specifica configurazione di Matomo richieda un accesso alle informazioni presenti sul dispositivo soggetto a consenso ai sensi del § 25 TDDDG, Matomo viene attivato solo previo consenso dell’utente.

Secondo la configurazione attualmente prevista, i dati di utilizzo memorizzati in Matomo vengono cancellati al più tardi dopo 13 mesi. L’opzione di opt-out disponibile sul sito web può essere utilizzata in qualsiasi momento; l’impostazione memorizzata a tal fine serve esclusivamente a rispettare la scelta dell’utente in materia di protezione dei dati.

8. Integrazione di video di YouTube

Laddove integriamo video del servizio YouTube, i contenuti esterni vengono caricati solo quando l’utente ne autorizza o avvia attivamente la riproduzione. Prima di tale attivazione non viene stabilita alcuna connessione con YouTube solo in base alla visualizzazione di un segnaposto.

Dopo l’attivazione, può essere stabilita una connessione ai servizi di Google. Il fornitore per gli utenti dello Spazio economico europeo è di norma Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda. In tale contesto possono essere trattati, in particolare, l’indirizzo IP, le informazioni relative al dispositivo e al browser, nonché le informazioni sui contenuti visualizzati. Se l’utente ha effettuato l’accesso a Google o YouTube, Google può eventualmente associare la visualizzazione al relativo account.

L’attivazione avviene sulla base del consenso dell’utente ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR e, nella misura in cui si acceda alle informazioni presenti sul dispositivo dell’utente, del § 25, comma 1 TDDDG. Il consenso è facoltativo e può essere revocato con effetto per il futuro.

Ulteriori informazioni:‍

Informativa sulla privacy di Google

9. Presenza online e LinkedIn

AGORA gestisce una pagina aziendale su LinkedIn. Quando l’utente visita la nostra pagina su tale piattaforma, si applicano anche le norme sulla protezione dei dati di LinkedIn. Per gli utenti dello Spazio economico europeo, il titolare del trattamento è LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublino 2, Irlanda.

Se l’utente interagisce con la nostra pagina LinkedIn, possiamo trattare le informazioni fornite sulla piattaforma, quali commenti, messaggi o reazioni. La base giuridica è, a seconda del caso, l’art. 6, par. 1, lett. b) o f) GDPR. Per quanto riguarda le informazioni statistiche sulla pagina (Page Insights), AGORA e LinkedIn possono essere congiuntamente titolari del trattamento ai sensi dell’art. 26 GDPR, in conformità con i termini e le condizioni di LinkedIn. In questo contesto, AGORA riceve di norma solo statistiche aggregate.

Ulteriori informazioni:

‍Informativa sulla privacy di LinkedIn

‍Addendum sui titolari congiunti del trattamento per Page Insights

10. Microsoft Teams

AGORA può utilizzare Microsoft Teams per riunioni online e videoconferenze. Nell’ambito della comunicazione tramite Teams possono essere trattati, in particolare, nome, dati di contatto, dati relativi alle riunioni e metadati, messaggi di chat, dati audio e video, contenuti condivisi dello schermo e, se del caso, file trasmessi.

Microsoft tratta i dati nell’ambito di Microsoft 365, a seconda del servizio utilizzato, in qualità di responsabile del trattamento e, per determinate attività, in qualità di titolare autonomo del trattamento. Per gli utenti dello Spazio economico europeo, Microsoft indica in particolare Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublino 18, Irlanda, quale titolare del trattamento per le attività svolte sotto la propria responsabilità.

Il trattamento avviene ai fini della comunicazione precontrattuale o contrattuale ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR oppure sulla base del nostro legittimo interesse a una comunicazione digitale efficiente e sicura ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR. Le riunioni vengono registrate solo se sussiste una specifica base giuridica; ove necessario, richiediamo preventivamente il consenso.

Ulteriori informazioni:‍

Informativa sulla privacy di Microsoft

11. Eventi, foto e riprese video

Quando l’utente si iscrive a un evento offerto da AGORA, trattiamo i dati necessari per l’iscrizione, l’organizzazione, la comunicazione e lo svolgimento dell’evento. La base giuridica è, in linea di principio, l’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, qualora l’iscrizione sia finalizzata alla partecipazione a un evento; negli altri casi, l’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.

La sola iscrizione all’evento non costituisce una base giuridica generale per la realizzazione o l’utilizzo di fotografie e riprese video. A seconda della situazione, il trattamento può basarsi su un consenso separato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR o su interessi legittimi ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, in particolare nel caso di riprese panoramiche effettuate a fini documentativi. Forniamo informazioni adeguate alla situazione in merito al trattamento specifico, alla pubblicazione prevista e alle possibilità di opposizione o revoca.

12. Candidature

Quando l’utente presenta una candidatura ad AGORA, trattiamo i dati trasmessi al fine di decidere in merito all’instaurazione di un rapporto di lavoro. La base giuridica è il § 26, comma 1 BDSG, in combinato disposto con l’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR. Qualora siano interessate categorie particolari di dati personali, il trattamento avviene solo in presenza di un’ulteriore base giuridica ai sensi dell’art. 9 GDPR.

AGORA può avvalersi, nell’ambito della procedura di candidatura, di società collegate o di fornitori specializzati di servizi di reclutamento e informatici, nella misura in cui ciò sia necessario e consentito dalla normativa sulla protezione dei dati. A questi soggetti vengono trasmessi solo i dati necessari per l’adempimento dei rispettivi compiti.

Qualora non si instauri alcun rapporto di lavoro, conserviamo i documenti di candidatura, in linea di principio, fino a sei mesi dalla conclusione della procedura di selezione, a meno che non sia necessaria una conservazione più lunga per far valere, esercitare o difendere diritti legali. Una conservazione più lunga, ad esempio per la creazione di un pool di candidati, avviene solo sulla base di un consenso separato o di un’altra base giuridica valida.

13. Destinatari e responsabili del trattamento

I dati personali possono essere trasmessi – nella misura necessaria per la rispettiva finalità – in particolare alle seguenti categorie di destinatari:

• fornitori di servizi di hosting, IT, manutenzione e sicurezza;
• fornitori di servizi di comunicazione, videoconferenza e piattaforme;
• società collegate, nella misura in cui siano autorizzate a fornire servizi ad AGORA;
• consulenti, commercialisti, revisori dei conti, avvocati o altri professionisti soggetti al segreto professionale, ove necessario;
• autorità, tribunali o altri enti pubblici, qualora sussista un obbligo di legge.

I responsabili del trattamento sono vincolati contrattualmente ai sensi dell’art. 28 GDPR. I dati non vengono comunicati a terzi per finalità pubblicitarie proprie, salvo che sussista una base giuridica autonoma.

14. Trasferimenti verso paesi terzi

Quando si utilizzano servizi internazionali, non si può escludere che i dati personali vengano trattati al di fuori dell’Unione europea o dello Spazio economico europeo. I trasferimenti verso paesi terzi avvengono esclusivamente nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR.

Qualora esista una decisione di adeguatezza della Commissione europea per il rispettivo paese terzo o destinatario, il trasferimento può basarsi su tale decisione. Per le imprese statunitensi certificate, ciò può riferirsi in particolare al quadro di protezione dei dati UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework). In caso contrario, si ricorre in particolare alle clausole contrattuali standard della Commissione europea e, se necessario, a misure di protezione aggiuntive.

15. Durata della conservazione

In linea di principio, conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario al raggiungimento della rispettiva finalità di trattamento. Successivamente, i dati vengono cancellati o resi anonimi, a meno che non sussistano obblighi di conservazione previsti dalla legge o motivi legittimi per un’ulteriore conservazione.

I termini di conservazione previsti dalla legge possono ammontare, a seconda della natura e del contenuto dei documenti, in particolare a sei, otto o dieci anni. A partire dal 2025, per i documenti contabili e le fatture si applicano di norma termini di conservazione di otto anni; determinati documenti commerciali e fiscali devono continuare ad essere conservati per dieci anni.

16. Diritti dell’interessato

L’interessato dispone, ove ricorrano i presupposti di legge, in particolare dei seguenti diritti:

• Diritto di accesso ai sensi dell’art. 15 GDPR;
• Diritto di rettifica ai sensi dell’art. 16 GDPR;
• Diritto alla cancellazione ai sensi dell’art. 17 GDPR;
• Diritto alla limitazione del trattamento ai sensi dell’art. 18 GDPR;
• Diritto alla portabilità dei dati ai sensi dell’art. 20 GDPR;
• Diritto di opposizione ai sensi dell’art. 21 GDPR;
• Diritto di revocare il consenso prestato, con effetto per il futuro, ai sensi dell’art. 7, par. 3 GDPR.

Qualora il trattamento si basi sull’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, l’interessato può opporsi per motivi connessi alla propria situazione particolare. L’interessato può opporsi in qualsiasi momento al trattamento per finalità di marketing diretto, senza dover fornire motivi specifici.

17. Diritto di reclamo presso l’autorità di controllo per la protezione dei dati

Ai sensi dell’art. 77 GDPR, l’interessato ha il diritto di presentare reclamo a un’autorità di controllo per la protezione dei dati. In considerazione della sede in Baviera di AGORA Workplace Solutions GmbH, è competente in particolare la seguente autorità di controllo:

Ufficio bavarese per la vigilanza sulla protezione dei dati (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Germania
Telefono: +49 981 180093-0
E-mail: poststelle@lda.bayern.de

18. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da perdita, manipolazione, accesso non autorizzato e altri trattamenti non consentiti. La trasmissione dei dati tramite il nostro sito web avviene in forma crittografata tramite HTTPS. Le nostre misure di sicurezza vengono costantemente verificate e adeguate in base allo stato dell’arte e al rischio specifico.

19. Decisioni automatizzate

Nell’ambito dei trattamenti descritti nella presente informativa non vengono adottate decisioni basate esclusivamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione ai sensi dell’art. 22 GDPR, che producano effetti giuridici nei confronti dell’interessato o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.

20. Modifiche alla presente informativa sulla privacy

Aggiorniamo la presente informativa sulla privacy qualora cambino la situazione giuridica, i servizi utilizzati o le effettive operazioni di trattamento dei dati. Fa fede la versione pubblicata sul nostro sito web.

Ultimo aggiornamento: agosto 2026 | Versione 2.0